Viet Idea tổ chức thành công sự kiện ra mắt sản phẩm mới của Công ty FMC Việt Nam

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Để hiểu rõ hơn về sự kiện, chúng tôi xin phân tích dựa trên sự kiện “RA MẮT BỘ SẢN PHẨM DINH DƯỠNG CÂY TRỒNG – NĂNG LƯỢNG CHO SỰ PHÁT TRIỂN HOÀN HẢO” của công ty FMC Việt Nam. Sự kiện do công ty Viet Idea tổ chức vào tháng 7 năm 2022.

Quy trình tổ chức sự kiện

Sự kiện từ lớn đến nhỏ đều cần có một quy trình cụ thể, rõ ràng và nhất quán với nhau. Đối với những sự kiện lớn như của công ty FMC thì việc chăm chút cho từng giai đoạn là yếu tố cần thiết quyết định sự thành công của sự kiện.

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu

Bước này được xem là bước quan trọng nhất của một sự kiện. Bởi lẻ agency cần hiểu rõ nhu cầu và mục đích của khách hàng muốn truyền tải thì mới có thể cho ra một ý tưởng hay và thích hợp.

Trải qua hơn 1 tuần, hai bên đã thống nhất các thông tin cơ bản nhất về sự kiện được tổ chức như sau:

• Chủ đề chương trình: Năng lượng cho sự phát triển hoàn hảo
• Mục đích sự kiện: GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP DINH DƯỠNG CÂY TRỒNG CAO CẤP FMC CHUẨN BỊ CHO RA MẮT TRÊN THỊ TRƯỜNG
• Thông điệp của sự kiện: 

GIẢI PHÁP DINH DƯỠNG CÂY TRỒNG

NĂNG LƯỢNG CHO SỰ PHÁT TRIỂN HOÀN HẢO

Bước 2: Xây dựng chủ đề chính

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc hoàn toàn vào chính ý tưởng.

Lấy ý tưởng từ những hạt năng lượng tạo nên sự phát triển hoàn hảo, chúng tôi đã xây dựng Key Visual chính của chương trình là hình tượng tia sấm, cùng với những hạt năng lượng xung quanh. Ý tưởng này tạo nên sự khác biệt rõ rệt với những đối thủ khác trên thị trường và cũng là điểm nhấn vượt trội cho sản phẩm lần này. 

Sự khác biệt rõ rệt mà sự kiện mang đến là tiết mục múa tương tác Visual Led thể hiện các biểu tượng (cây trồng, tia sét – đại diện cho sự phát triển nhanh chóng: nhanh như chớp) được cách điệu theo Style Digital phù hợp với xu thế công nghệ 4.0 của thế kỷ 21. Lấy cảm hứng từ màu đỏ biểu trưng của logo FMC kết hợp cùng với tone trắng tạo cảm giác sang trọng, sạch sẽ trong thiết kế. Màu đỏ đồng thời là màu chủ đạo trong văn hóa phương Đông biểu tượng cho sự phát triển phồn thịnh, ấm no, sung túc 

Sự kiện lần này của FMC là sự kiện ra mắt bộ 6 sản phẩm mới nên ngân sách đầu tư cũng khá lớn, đồng thời các dịch vụ như địa điểm tổ chức cũng được lựa chọn kỹ càng. Chúng tôi lựa chọn Sheraton Saigon Hotel & Towers 5 * để tổ chức sự kiện lần này bởi thiết kế sang trọng cùng dịch vụ tối ưu nhất – Đồng thời thể hiện tầm quan trọng của sự kiện cũng như sự đầu tư của FMC dành cho bộ 6 sản phẩm chuẩn bị tung ra thị trường lần này.

Bước 3: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi tiếp nhận và xây dựng ý tưởng, chúng tôi tiến hành lên kế hoạch và hoàn thành công tác thiết kế sự kiện theo như thống nhất của hai bên.

Ở phần này, Viet Idea sẽ cụ thể hóa các đầu việc như: Xây dựng chương trình, thiết kế hình ảnh, chuẩn bị nhân lực, trang thiết bị,….Trong đó việc xây dựng Agenda và lên phác thảo thiết kế các hạng mục như: Màn hình led, photobooth, thiết kế sảnh, standee,… sẽ được triển khai trước cho khâu in ấn kịp tiến độ sự kiện.

Bước 4: Thực hiện kế hoạch và dàn dựng sự kiện

Sự kiện nằm trong chuỗi sự kiện ra mắt sản phẩm của FMC nên khâu chuẩn bị cũng khá gấp gáp. Ekip phải hoạt động liên tục suốt 4 ngày liền để chu toàn cho 3 sự kiện từ Tiền Giang lên TPHCM.

Riêng sự kiện ra mắt bộ sản phẩm với chủ đề “NĂNG LƯỢNG CHO SỰ PHÁT TRIỂN HOÀN HẢO”, ekip đã có mặt và làm việc xuyên suốt từ 2 đêm trước sự kiện diễn ra.
Tuy gấp rút nhưng việc Rehearsal là điều bắt buộc trong bất kể sự kiện nào. Tham gia rehearsal có các bộ phận như sau: Tổng điều phối chương trình, Biên tập chương trình, MC chương trình, Đại diện FMC, các tiết mục biểu diễn và bộ phận kỹ thuật. 

Với những sự kiện mang tính chất quan trọng như của FMC đòi hỏi các bộ phận phải phối hợp cực kỳ suôn sẻ với nhau để không có bất kỳ sai sót nào.

Bước 5: Tiến hành thực hiện sự kiện

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, tổng điều phối chương trình sẽ giữ vai trò quan trọng để giữ cho sự kiện chạy đúng mood. Lúc này, các thành viên vào từng bộ phận được phân công và đảm bảo theo sát kịch bản chương trình.

Bên trong cánh gà sẽ là điều phối viên và biên tập, còn chạy vòng ngoài có helper và nhân viên sảnh tiệc nên mọi nhu cầu của khách đều được đáp ứng ngay.

Sự kiện kết thúc nhưng vai trò của đội ngũ Viet Idea chưa dừng lại ở đó. Việc dọn dẹp trả lại hiện trạng ban đầu của sảnh cần được tiến hành ngay để không phát sinh thêm chi phí.

Đội ngũ tổ chức sự kiện gồm những ai?

Event Coordinator (Nhân viên điều phối sự kiện)

Event Coordinator là thành phần rất quan trọng trong đội ngũ ekip tổ chức sự kiện bởi vì họ có trách nhiệm điều phối các bộ phận bên dưới hoạt động đúng với nhiệm vụ đã giao phó.

Những thông tin chi tiết có trong một sự kiện sẽ đều được họ nắm kỹ trong tay và ứng biến tình hình khi gặp phải sự cố ngoài ý muốn.

Người điều phối sự kiện luôn chịu áp lực rất lớn bởi mọi trách nhiệm đều quy về phía của họ, thế nên việc “căng não” và giải quyết tình hình trong lúc chương trình diễn ra thật sự rất khắc nghiệt.

Ở vị trí này, nhân sự cần có kỹ năng truyền đạt thông tin tốt, kiên nhẫn và có tầm nhìn bao quát toàn bộ nhân sự bên dưới để kịp thời giải quyết vấn đề hiệu quả.

Director (Đạo diễn sự kiện)

Nếu Event Manager quản lý con người thì Director là người sẽ quản lý các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED,… có trong sự kiện thật ấn tượng.

Tại vị trí này, họ sẽ còn đảm nhiệm việc thống kế ngân sách và quản lý sản xuất giữa các bộ phận thiết kế để. Mục đích của đạo diễn sự kiện đó là đảm bảo những ý tưởng và kịch bản final được thực hiện xuyên đúng nhất.

Content/ copywriter

Người làm content sẽ chịu trách nhiệm về nội dung của event. Đồng thời, họ cũng sẽ là người lên ý tưởng và nội dung cho phần truyền thông cho sự kiện.

Bên cạnh những bộ phận cốt lõi trên thì góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện phải kể đến bộ phận kỹ thuật từ kỹ thuật âm thanh, ánh sáng cho đến thiết kế, quay phim,….. đều đóng vai trò quan trọng.

Tiêu chí lựa chọn Agency tổ chức sự kiện

Với số lượng agency mọc lên càng nhiều, các doanh nghiệp càng chọn lựa gay gắt hơn. Một số yếu tố mà doanh nghiệp cần lưu ý để lựa chọn agency phù hợp nhằm tạo nên sự thành công của sự kiện bao gồm: sáng tạo, chuyên nghiệp, nhiều năm kinh nghiệm, chuyên môn và uy tín, tối ưu chi phí,…

Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, Viet Idea đang dần phát triển và khẳng định vị thế trong lĩnh vực event. Chính vì vậy, Viet Idea tự tin là 1 ứng viên sáng giá dành cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm đối tác tổ chức sự kiện, mỗi khách hàng đến với Viet Idea luôn nhận được sự phục vụ tận tình và chuyên nghiệp nhất cùng mức ưu đãi chi phí tốt nhất.Nếu còn ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.